GDPR – Privacy verklaring

(Versie 15-03-2018)

HC Sporkin Westkust hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

HC Sporkin Westkust houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor
    deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in
    deze Privacy verklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke
    minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de
    verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat
    de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor
    uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen
    wijzen en deze respecteren.

Als HC Sporkin Westkust zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft
hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

vzw HC Sporkin Westkust
Pannelaan 36
B-8670 Koksijde
info@hcwestkust.Be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door HC Sporkin Westkust verwerkt ten behoeve van de volgende
doeleinden en rechtsgronden :

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van HC Sporkin Westkust;
  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (mits toestemming);
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij op vraag van de Belgische Hockey Federatie de volgende persoonsgegevens van u vragen
(en opslagen) (verzamelen) (verwerken) :

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden.

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit
noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • De registratie van leden bij de Belgische hockeyfederatie.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of
wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

HC Sporkin Westkust bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De gegevens worden niet langer dan 5 jaar bewaard.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens
van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens vzw HC Sporkin Westkust van uw gegevens kennis kunnen nemen,
    zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als
    daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij
    fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van
    persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. (U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.hcwestkust.be. (om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren). Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

HC Sporkin Westkust kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging
doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 15/03/2018.

Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail naar info@hcwestkust.be als u deze wilt raadplegen.